Beste klant Sinds 1 september 2023 zijn aanbesteders in België verplicht om overheidsopdrachten te registreren via het e-Procurementplatform. Sinds begin dit jaar geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten onder de Europese drempel van 30.000 EUR en raamovereenkomsten. De eerste rapportering met betrekking tot opdrachten toegekend in 2024 dient te gebeuren vóór 15 februari 2025.
De registratieplicht geldt zowel voor vervolgopdrachten op raamovereenkomsten als voor nieuwe opdrachten van beperkte waarde. Enkel de opdrachten onder de drempel van 3.000 EUR hoeven niet te worden gerapporteerd. Bedoeling van deze registratieplicht is zorgen voor meer transparantie bij het toekennen van overheidsopdrachten en tot een beter inzicht komen over de besteding van publieke middelen.
Rapporteren kan op 3 manieren: - Door input van gegevens doorheen de plaatsingsprocedure. - Via integratie met eigen aankoopplatformen. - Door het opladen van een excelbestand in een sjabloon van FOD BOSA – meest aangewezen manier, https://bosa.service-now.com/eprocurement Het excelbestand Acheteurs - Excel importeren (vervolgopdrachten raamovereenkomst) dat via bovenstaande link kan gedownload worden, heeft volgende layout: BuyerCBENumber Value ContractType Suppliercountry SupplierEnterpriseNu
U registreert hierbij volgende gegevens: - KBO-nummer van de aanbesteder waarvoor de opdracht werd uitgevoerd. Dit staat onder de kolom BuyerCBENumber en bevat 10 cijfers en geen puntjes. - Totaalbedrag van de opdracht: in de kolom Value vult u de totale waarde in van de opdrachten voor de organisatie, exclusief B.T.W., volgens het formaat 1.000,00 (max. 4 decimalen) - Aard van de opdracht. In de kolom ContractType duidt u aan of het gaat om werken, leveringen of diensten. - ISO-code van het land waarin de aanbesteder gevestigd is. Voor België is de SupplierCountry : BEL (3 letters) - Ondernemingsnummer (SupplierEnterprise) van de onderneming die de opdracht uitvoerde. Voor een Belgische onderneming is dit opnieuw een het KBO-nummer dat bestaat uit 10 cijfers, zonder puntjes. Bij een buitenlandse aannemer dient het ondernemingsnummer volgens het formaat van dat land ingevuld te worden. Werken uitgevoerd door een natuurlijke persoon dienen ingevuld te worden in de kolom SupplierIsNaturalPerson.
Bovenstaande verplichting geldt sinds 1 januari 2025 ook voor opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten (bestellingen). Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst in werken, leveringen en diensten (https://bosa.service-now.com/eprocurement)
Eenmaal dat het Excelbestand klaar is, kan dit via de knop Gegevensimport doorgestuurd worden naar het e-Procurement platform. Stel dat er een fout in het Excelbestand zit, dan ontvangt u een verwijzing naar de cel die dient gecorrigeerd te worden. Bij een correcte import, krijgt u een bevestiging. Wanneer het rapport compleet is, klikt u op finaliseren en kunnen geen wjizigingen meer worden aangebracht.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Meer gedetailleerde informatie kan u ook terugvinden op de website Praktische gids registratieverplichtingen overheidsopdrachten | BOSA
