Beste klant
Sinds 1 september 2023 zijn aanbesteders in België verplicht om overheidsopdrachten te registreren
via het e-Procurementplatform. Sinds begin dit jaar geldt deze verplichting ook voor
overheidsopdrachten onder de Europese drempel van 30.000 EUR en raamovereenkomsten.
De eerste rapportering met betrekking tot opdrachten toegekend in 2024 dient te gebeuren vóór 15
februari 2025.
De registratieplicht geldt zowel voor vervolgopdrachten op raamovereenkomsten als voor nieuwe
opdrachten van beperkte waarde. Enkel de opdrachten onder de drempel van 3.000 EUR hoeven
niet te worden gerapporteerd. Bedoeling van deze registratieplicht is zorgen voor meer transparantie
bij het toekennen van overheidsopdrachten en tot een beter inzicht komen over de besteding van
publieke middelen.
Rapporteren kan op 3 manieren:
- Door input van gegevens doorheen de plaatsingsprocedure.
- Via integratie met eigen aankoopplatformen.
- Door het opladen van een excelbestand in een sjabloon van FOD BOSA – meest
aangewezen manier, https://bosa.service-now.com/eprocurement
Het excelbestand Acheteurs - Excel importeren (vervolgopdrachten raamovereenkomst) dat via
bovenstaande link kan gedownload worden, heeft volgende layout:
BuyerCBENumber Value ContractType Suppliercountry SupplierEnterpriseNu
U registreert hierbij volgende gegevens:
- KBO-nummer van de aanbesteder waarvoor de opdracht werd uitgevoerd. Dit staat onder de
kolom BuyerCBENumber en bevat 10 cijfers en geen puntjes.
- Totaalbedrag van de opdracht: in de kolom Value vult u de totale waarde in van de
opdrachten voor de organisatie, exclusief B.T.W., volgens het formaat 1.000,00 (max. 4
decimalen)
- Aard van de opdracht. In de kolom ContractType duidt u aan of het gaat om werken,
leveringen of diensten.
- ISO-code van het land waarin de aanbesteder gevestigd is. Voor België is de
SupplierCountry : BEL (3 letters)
- Ondernemingsnummer (SupplierEnterprise) van de onderneming die de opdracht
uitvoerde. Voor een Belgische onderneming is dit opnieuw een het KBO-nummer dat bestaat
uit 10 cijfers, zonder puntjes. Bij een buitenlandse aannemer dient het
ondernemingsnummer volgens het formaat van dat land ingevuld te worden. Werken
uitgevoerd door een natuurlijke persoon dienen ingevuld te worden in de kolom
SupplierIsNaturalPerson.
Bovenstaande verplichting geldt sinds 1 januari 2025 ook voor opdrachten die gebaseerd zijn op
raamovereenkomsten (bestellingen). Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming,
opgesplitst in werken, leveringen en diensten (https://bosa.service-now.com/eprocurement)
Eenmaal dat het Excelbestand klaar is, kan dit via de knop Gegevensimport doorgestuurd worden
naar het e-Procurement platform. Stel dat er een fout in het Excelbestand zit, dan ontvangt u een
verwijzing naar de cel die dient gecorrigeerd te worden. Bij een correcte import, krijgt u een
bevestiging. Wanneer het rapport compleet is, klikt u op finaliseren en kunnen geen wjizigingen
meer worden aangebracht.
Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Meer gedetailleerde informatie kan u ook
terugvinden op de website Praktische gids registratieverplichtingen overheidsopdrachten | BOSA
